Tietosuoja
Henkilötietojen käsittely Hlsingin Allergia- ja Astmayhdistyksen ja Allergia-, iho- ja astmaliiton yhteisjäsenrekisterissä,
Kilta-järjestelmässä
Rekisterinpitäjä/hallinnoija:
Allergia-, Iho- ja Astmaliitto ry
Y-tunnus 0276019-3
Mannerheimintie 107
00280 Helsinki
Tietosuojavastaava Risto Heikkinen, risto.heikkinen@allergia.fi, 045 114 4459
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste:
Allergia-, iho- ja astmaliitto ylläpitää jäsenyhdistysten puolesta jäsenrekisteriä Kilta-järjestelmässä.
Jäsenyhdistyksillä on myös oikeus käsitellä omien jäsentensä tietoja samassa järjestelmässä. Kilta-
järjestelmällä hallinnoidaan myös sosiaali- ja terveysalan ammattilaisrekisteriä sekä Allergia, Iho &
Astma -lehden tilaajarekisteriä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:
- jäsenyhdistysten jäsenten tietojen ylläpito
- viestintä ja markkinointi jäsenille
o uutiskirje
o omien tapahtumien markkinointi
o jäseniin kohdistuvat kyselyt
- Allergia, Iho & Astma -lehden tilaajarekisterin hallinnointi
Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle:
- rekisteröidyn antama suostumus
o jäsen
o lehden tilaaja
- yhdistyslaki 11 §: velvoite ylläpitää luetteloa jäsenistä
o jäsen
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu
o jäsen
Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteröidyistä kerätään vain sellaisia tietoja, jotka ovat olennaisia jäsenyyden hallinnoinnissa.
- jäsen
o nimi
▪ alaikäisen huoltajan nimi
o syntymävuosi
o yhteystiedot: osoite sekä vapaaehtoisesti puhelinnumero ja sähköposti
o yhdistys, johon haluaa liittyä
o muut jäseneksi liittyvän hakulomakkeessa halutessaan antamat tiedot
(sairaus/diagnoosi, aikuisten ja lasten määrät perheessä sekä heidän mahdolliset
henkilötietonsa)
o vapaaehtoisesti: puhelinnumero, toimipaikka, ammatti/titteli
- Allergia, Iho & Astma -lehden henkilötilaaja
o nimi
o osoite
Tietolähteet:
Henkilötiedot kerätään jäseneksi liittyvältä
sekä lehden tilaajalta itseltään.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva:
Liitossa käsitellään kaikkia henkilötietoja turvallisesti ja tietosuoja huomioon ottaen.
Sähköisesti säilytettävät henkilötiedot on tallennettu Kilta-järjestelmään, johon on pääsy vain niillä
työntekijöillä, joiden työtehtäviin jäsentietojen käsittely kuuluu. Jokaisella on omat
käyttäjätunnuksensa ja salasanansa järjestelmään. Lisäksi tietoihin on pääsy Kilta-järjestelmän
ylläpitäjällä.
Jäsenyhdistysten luottamushenkilöillä on myös oikeus käsitellä järjestelmässä omien jäsentensä
tietoja.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot:
Jäsenten henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille
toimijoille.
Allergia, Iho & Astma -lehden tilaajien (jäsenetuna jäsenille, muut tilaajat) nimi- ja osoitetiedot
toimitetaan salatulla sähköpostilla 2–3 viikkoa ennen kunkin lehden ilmestymistä painotaloon.
Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin ja/tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika:
Jäsenrekisterissä säilytetään henkilötietoja niin kauan kuin rekisteröity on jäsenyhdistyksen jäsen.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään raportointia ja seurantaa varten seuraavan
kalenterivuoden alkuun.
Allergia, Iho & Astma -lehden itse maksavien tilaajien henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin
tilaus on voimassa.
Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä sekä saada pääsy
omiin tietoihinsa tarkastamaan itseään koskevia tietoja. Lisäksi hänellä on oikeus pyytää kyseisten
tietojen oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Tiedot annetaan ilman aiheetonta viivytystä, kuitenkin kahden viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Tiedot toimitetaan yhteisesti sovitulla tavalla.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle:
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka saada
Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty
soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymyksen tästä tietosuojaselosteesta ja
muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse risto.heikkinen@allergia.fi tai henkilökohtaisesti tai
kirjallisesti osoitteeseen:
Allergia-, Iho- ja Astmaliitto ry
Risto Heikkinen
Mannerheimintie 107, 00280 Helsinki
Päivitys:
Tiedot tarkistetaan ja päivitetään tarvittaessa, vähintään vuosittain. Viimeisin päivitys 16.5.2023